Al een ruime tijd zijn we in de overgang naar een nieuw ERP pakket ter vervanging van Venta.
Hierbij werden een aantal jaar geleden eerst verschillende partners uitgenodigd om de mogelijkheden te zien. Hierbij was het belangrijk dat het pakket zowel een productie als servicebedrijf ondersteunt. De keuze is uiteindelijk gevallen op Odoo.
Velen van jullie hoorden de naam Odoo al vallen en dit is dan ook het programma waarin we in de toekomst verder zullen werken. Odoo is een ERP pakket voor KMO's dat als voordeel heeft dat er een wereldwijde netwerk achter zit dat programmeerwerk op maat kan bieden, alsook ondersteuning en andere diensten.
De komst van een nieuw programma zorgt steeds voor verwachtingen, uitdagingen en zelfs frustraties.
Een ERP traject verloopt in verschillende fasen: Analyse, Programmatie, Testen, data migratie en uitrol (met opleidingen). Er zijn ook verschillende modules te ontwikkelen: CRM (organisatie met verschillende relaties (leveranciers, klanten, ...) en présales administratie) , productie (interne bestelling van materialen, tijdsregistratie, ...), service, aankoop, magazijn, ....
Hierdoor kan het dus voorkomen dat we momenteel zowel in analyse, in programmatie als in testfase zitten en dit over verschillende modules.
Analyse:
Wekelijks is er aan analysemoment tussen Somko & Cluma:
Analyse is gebeurd voor CRM module , productie & is nu lopende voor de Service module.
Programmatie:
Na de analyse gaat Somko aan de slag om deze aanpassingen uit te voeren zodat Odoo aangepast wordt op maat van Cluma.
Momenteel wordt geprogrammeerd voor de service module, ook andere aanpassingen (voorbereiding aankoop / opmerkingen productie) zijn lopende.
Testen:
Na de programmatie wordt alles op een testomgeving gezet, om zo een eerste look & feel te krijgen met hoe het product die gemaakt wordt.
Momenteel zitten de CRM module & productie module in deze testomgeving.
Hier komen nog vragen & opmerkingen : die dan extra programmatie vergen totdat een werkbaar programma komt.
Overzet / synchronisatie data:
Omdat we wensen dat de bestaande gegevens niet verloren gaan + een deel op 2 systemen zal gelopen worden wordt er een synchronisatie voorbereid.
Momenteel wordt de synchronisatie data van klanten & bijhorende contacten voorbereid.
Op de planning : overzet assets, offertes ...
Uitrol:
Nadat alles geprogrammeerd is & voorzien van bijhorende data hebben we een werkzaam systeem.
Momenteel worden bepaalde modules wel al gebruikt (bv. magazijn). De magazijnmodule werd een aantal jaren geleden al geïntroduceerd en door eigen team geprogrammeerd bij de aankoop van het automatische magazijn (DDD).
De CRM-module zal dan begin volgend jaar opgestart worden waarbij Venta nog het hoofdprogramma blijft.
Tijdens de uitrolfase zullen ook opleidingen gegeven worden aan alle gebruikers van de vrijgegeven modules. Deze opleidingen zullen intern gegeven worden. Na de opleidingen blijven er ook kerngebruikers (key-users) stand-by in geval er vragen of problemen optreden.
Wanneer?
Dit is de meest gestelde vraag en ook deze die het moeilijkst te beantwoorden is.
De vrijgave van de verschillende modules zal gefaseerd verlopen. Met zekerheid kunnen wij nu meegeven dat de CRM module begin volgend jaar wordt vrijgegegven. Voor de volgende vrijgaves volgt communicatie van zodra hier meer zekerheid over is.
Om af te sluiten geef ik graag nog volgende inspirerende quote mee:
